互联网办公给我们带来便利的同时，也增加了许多信息泄露的风险。例如当办公人员需要对外发送文档，容易造成无意或者有意的把企业重要机密外泄出去，所以外发文档想要做好加密保护措施，需要使用专业的文档加密软件，才能让办公更安心。

文档加密软件可对外发文档加密，确保机密文档在外部也得到保护，在内部环境里无需作任何处理便能交流文件，一旦离开环境即失效，加密的文档未经授权拷贝或外发出去，打不开或者打开是乱码。通过配置数据敏感策略，可对数据进行智能分析并归类，通过标注标签，对敏感数据文档进行加密、加水印等操作。

天锐绿盾加密软件为企业提供严密的文件加密管理，企业可以提前对需要外发的技术资料、合约细节等文件进行加密保护，然后再把加密后的文件发给对方。接收方只有在安装了天锐绿盾客户端的终端才可以打开相关加密文件，外发文件加密软件可以保护机密资料在外部同样可控安全。另外，企业可以根据需要指定外发文件在外的打开密码、查看期限、查看次数，以及复制、截屏、打印、修改等使用权限，防止被二次泄密。